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                科學技術檔案案卷構成的一般要求 (GB/T11822—2008)


                1.范圍
                本標準規定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規格及其制成材料的質量要求。
                本標準適用于一般科學技術檔案的案卷整理。專業性較強和非紙質載體科學技術檔案的整理可參照本標準。
                2.規范性引用文件
                下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
                3.術語和定義
                下列術語和定義適用于本標準
                3.1科學技術文件材料 scientific and technical records
                記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱,以下簡稱科技文件。
                3.2科學技術檔案  scientific and technical archives
                國家機構、社會組織及個人從事各項社會活動形成的,對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的,應當歸檔保存的科技文件,以下簡稱科技檔案。
                3.3案卷 file
                由互有聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
                3.4卷內文件目錄inner-file item list
                登錄案卷內文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排到在卷內文件之前,以下簡稱卷內目錄。
                3.5卷內備考表 file note
                卷內文件狀況的記錄單。
                3.6檔號 archival code
                以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
                3.7案卷目錄 file list
                登錄案卷內題名、檔號、保管期限及其他特征,并按案卷號次序排列的檔案目錄。
                4.案卷組織
                4.1組卷原則
                遵循科技文件材料的形成規律,保持案卷內科技文件材料的有機聯系和案卷的成套、系統,便于檔案的保管和利用。
                4.2組卷要求
                4.2.1案卷內科技文件應齊全、完整,簽章手續完備。
                4.2.2案卷內科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。
                4.3組卷方法
                4.3.1針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷。
                4.3.2科研課題、產品、建設項目、設備儀器方面的科技文件,應按其項目、結構、階段或臺(套)等分別組卷。
                4.3.3成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態。
                4.3.4通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目,應在卷內備考表中注明并標注標準圖、通用圖的圖號和檔號。
                4.3.5底圖以張或套為保管單位進行整理。
                4.3.6產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件,宜采取插卷方式放入原案卷中;亦可單獨組卷排列在原案卷之后,并在原案卷的備考表中予以說明和標注。
                4.3.7產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。
                5.案卷和案卷內科技文件排列
                5.1科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。卷內文件一般應文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。
                5.2案卷內管理性文件按問題結合時間(階段)或重要程度排列。一般應印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復文在前,來文在后。
                5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列。
                5.4產品類案卷宜按產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序,或按其產品系列、結構等排列。
                5.5建設項目類案卷宜按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。
                5.6設備儀器類案卷應按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備儀器的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。
                6.案卷的編目
                6.1卷內科技文件頁號編寫
                6.1.1案卷內科技術文件以件為單位編寫頁號,以有效內容的頁面為一頁。
                6.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號
                6.1.3卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
                6.2案卷封面的編制
                6.2.1案卷封面應印制在卷盒的正表面,也可采用內封面形式(封面式樣見圖A1。虛線內為提示項,下同)。
                6.2.2案卷題名,應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容,主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字(號)、結構、階段名稱、文件類型名稱等。
                6.2.3立卷單位,應填寫負責組卷部門或單位。
                6.2.4起止日期,應填寫案卷內科技文件材形成的最早和最晚的時間——起年、月、日(年度應填寫四位數字,下同)。
                6.2.5保管期限,應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限。
                6.2.6密級,應填寫卷內科技文件的最高密級。
                6.2.7檔號,由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。
                全宗號:需向檔案館移交的檔案,其全宗號由負責接收的檔案館給定;
                分類號:應根據本單位分類方案設定的類別號確定;
                項目代號:由所反映的產品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定;
                目錄號:應填寫目錄編號;
                案卷號:應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。
                6.3案卷脊背編制
                6.3.1案卷脊背印制在卷盒側面,脊背式樣見圖A.2。
                6.3.2案卷題名、保管期限、檔號,填寫方法同6.2.
                6.3.3案卷脊背項目可根據需要選擇填寫。
                6.4卷內目錄的編制
                6.4.1卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前,式樣見圖A.3。
                6.4.2序號,應依次標注卷內文件排列順序。
                6.4.3文件編號,應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。
                6.4.4責任者,應填寫文件形成者或第一責任者。
                6.4.5文件題名,應填寫文件全稱。文件沒有題名的,應由立卷人根據文件內容擬寫題名。
                6.4.6日期,應填寫每件文件形成的時間——年、月、日。
                6.4.7頁數,應填寫每件文件總頁數。
                6.4.8備注,可根據實際填寫需注明的情況。
                6.4.9檔號,填寫方法同6.2.7.
                6.5卷內備考表編制
                6.5.1卷內備考表式樣見圖A.4。
                6.5.2卷內備考表應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
                6.5.3立卷人,應由立卷責任者簽名。
                6.5.4立卷日期,應填寫完成立卷的時間。
                6.5.5檢查人,應由案卷質量審核者簽名。
                6.5.6檢查日期,應填寫案卷質量審核的日時間。
                6.5.7互見號,應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號,并注明其載體類型。
                6.5.8檔號,填寫方法同6.2.7。
                6.5.9卷內備考表,應排列在卷內全部文件之后,或直接印制在卷盒內底面。
                6.6案卷目錄編制
                6.6.1案卷目錄式樣見圖A.5
                6.6.2序號,應填寫登錄案卷的流水順序號。
                6.6.3檔號、案卷題名、保管期限,填寫方法同6.2.
                6.6.4總頁數,應填寫案卷內全部文件的頁數之和。
                6.6.5備注,可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。
                7.案卷裝訂
                7.1案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。
                7.2以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章,式樣見圖A7。檔號填寫方法同6.2.7,序號填寫方法同6.4.2.
                7.3案卷內超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 10609.3。破損的科技文件應修復。
                8.卷盒、表格規格及其制成材料
                8.1卷盒式樣見圖A.6。
                8.2卷盒規格和制成材料。
                8.2.1卷盒外表面規格為:310mm×220mm。脊背厚度可根據需要設定。
                8.2.2卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。
                8.3表格規格和制成材料
                8.3.1案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表表格規格為:297mm×210mm。
                8.3.2表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。
                8.4表格字跡要清晰端正。

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